Tapi ada masalah: email ini begitu buruk tertulis bahwa Anda tidak dapat menemukan data yang Anda butuhkan. Ada salah ejaan dan kalimat tidak lengkap, dan paragraf yang sangat panjang dan membingungkan yang membawa Anda tiga kali lebih dari yang seharusnya untuk menemukan informasi yang Anda inginkan.
Akibatnya, Anda berada di bawah-siap untuk pertemuan, dan itu tidak berjalan sebaik yang Anda inginkan.
Pernahkah Anda menghadapi situasi yang sama dengan ini? Dalam dunia saat ini informasi yang berlebihan, penting untuk berkomunikasi dengan jelas, ringkas dan efektif. Orang tidak punya waktu untuk membaca buku-panjang email, dan mereka tidak memiliki kesabaran untuk menjelajahi email buruk-dibangun untuk "mengubur" poin.
Keterampilan Anda lebih baik menulis, semakin baik Anda akan membuat kesan pada orang-orang di sekitar Anda - termasuk atasan Anda, kolega Anda, dan klien Anda. Anda tidak pernah tahu seberapa jauh tayangan yang baik akan membawa Anda!
Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat meningkatkan keterampilan menulis Anda dan menghindari kesalahan umum.
Pemirsa dan Format
Langkah pertama untuk menulis dengan jelas adalah memilih format yang sesuai. Apakah Anda perlu mengirim informal email ? Menulis rinci laporan ? Buat naskah iklan? Atau menulis surat resmi?Format, serta audiens Anda, akan menentukan "suara menulis" Anda - yaitu, seberapa formal atau santai nada seharusnya. Misalnya, jika Anda menulis email kepada calon klien, harus itu memiliki nada yang sama seperti email ke teman?
Jelas tidak.
Mulailah dengan mengidentifikasi siapa yang akan membaca pesan Anda. Apakah ditargetkan pada manajer senior, tim manusia seluruh sumber daya, atau sekelompok kecil insinyur? Dengan semua yang Anda tulis, pembaca Anda, atau penerima, harus mendefinisikan nada Anda serta aspek konten.
Komposisi dan Gaya
Setelah Anda tahu apa yang Anda menulis, dan untuk siapa Anda menulis, Anda benar-benar harus mulai menulis.Sebuah layar, komputer kosong putih sering mengintimidasi. Dan sangat mudah untuk terjebak karena Anda tidak tahu bagaimana untuk memulai. Coba tips ini untuk menyusun dan styling dokumen Anda:
Mulailah dengan audiens Anda - Ingat, pembaca Anda mungkin tahu apa-apa tentang apa yang Anda memberitahu mereka. Apa yang mereka perlu tahu dulu?
Buat garis besar - ini sangat berguna jika Anda menulis dokumen lagi seperti laporan, presentasi, atau pidato. Outlines membantu Anda mengidentifikasi langkah-langkah untuk mengambil di mana urutan, dan mereka membantu Anda memecahkan tugas menjadi potongan-potongan informasi dikelola.
Gunakan AIDA - Jika Anda menulis sesuatu yang harus mengilhami tindakan di pembaca, ikuti Perhatian-Bunga-Desire-Action (AIDA) susu formula. Keempat langkah ini dapat membantu memandu Anda melalui proses penulisan.
Cobalah beberapa empati - Sebagai contoh, jika Anda sedang menulis surat penjualan untuk calon klien, mengapa mereka harus peduli tentang produk Anda atau pitch penjualan? Apa manfaat bagi mereka? Ingat kebutuhan audiens Anda setiap saat.
Gunakan Segitiga Retoris - Jika Anda mencoba membujuk seseorang untuk melakukan sesuatu, pastikan bahwa Anda berkomunikasi mengapa orang harus mendengarkan Anda, pitch pesan Anda dalam cara yang melibatkan audiens Anda, dan menyajikan informasi secara rasional dan koheren. Artikel kami di Segitiga Retoris dapat membantu Anda membuat kasus Anda dalam cara yang paling efektif.
Mengidentifikasi tema utama Anda - Jika Anda mengalami kesulitan menentukan tema utama dari pesan Anda, berpura-pura bahwa Anda memiliki 15 detik untuk menjelaskan posisi Anda. Apa yang Anda katakan? Hal ini mungkin menjadi tema utama Anda.
Gunakan bahasa sederhana - Kecuali Anda sedang menulis sebuah artikel ilmiah, biasanya terbaik untuk menggunakan sederhana , bahasa yang langsung. Jangan menggunakan kata-kata yang panjang hanya untuk mengesankan orang.
Struktur
Dokumen Anda harus sebagai "pembaca ramah" mungkin. Gunakan judul, subjudul, poin-poin, dan penomoran bila memungkinkan untuk memecah teks.Setelah semua, apa yang lebih mudah untuk membaca - satu halaman penuh dari paragraf panjang, atau halaman yang dipecah menjadi paragraf pendek, dengan judul bagian dan poin-poin? Sebuah dokumen yang mudah untuk memindai akan mendapatkan membaca lebih sering daripada sebuah dokumen dengan panjang, paragraf teks padat.
Header harus ambil perhatian pembaca. Menggunakan pertanyaan sering merupakan ide yang baik, terutama dalam copy iklan atau laporan, karena pertanyaan-pertanyaan membantu menjaga pembaca terlibat dan ingin tahu.
Dalam email dan proposal, gunakan pendek, judul dan subpos faktual, seperti yang ada di artikel ini.
Menambahkan grafik dan diagram juga merupakan cara cerdas untuk memecah teks Anda. Alat bantu visual ini tidak hanya membuat mata pembaca terlibat, tetapi mereka dapat berkomunikasi informasi penting jauh lebih cepat daripada teks.
Kesalahan gramatikal
Anda mungkin tidak perlu kami untuk memberitahu Anda bahwa kesalahan dalam dokumen Anda akan membuat Anda terlihat tidak profesional. Ini penting untuk belajar tata bahasa dengan benar, dan untuk menghindari kesalahan umum yang spell checker Anda tidak akan menemukan.Berikut adalah beberapa contoh umum disalahgunakan kata:
Mempengaruhi / efek
- "Mempengaruhi" adalah kata kerja yang berarti untuk mempengaruhi. (Contoh: perkiraan ekonomi akan mempengaruhi pendapatan proyeksi kami.)
- "Efek" adalah kata benda yang berarti hasil atau hasil. (Contoh: Apa efek dari proposal?)
- "Lalu" adalah biasanya sebuah kata keterangan yang menunjukkan urutan dalam waktu. (Contoh: Kami pergi ke makan malam, maka kita melihat film.)
- "Dari" adalah bersama digunakan untuk perbandingan. (Contoh: Makan malam lebih mahal dari film.)
- "Anda" adalah posesif. (Contoh: Apakah bahwa file Anda?)
- "Kau" adalah kontraksi dari "Anda." (Contoh: Anda manajer baru.)
- Catatan: Juga hati-hati untuk homofon umum lainnya (kata-kata yang terdengar sama tetapi memiliki ejaan yang berbeda dan makna) - seperti / mereka kembali mereka / di sana, untuk / terlalu / dua, dan seterusnya.
- "Its" adalah posesif. (Contoh: Apakah bahwa motor nya?)
- "Ini" adalah kontraksi dari "Benar." (Contoh:. Ini sering yang berat) (Ya, inilah cara sekitar!)
- "Perusahaan" menunjukkan kepemilikan. (Contoh: truk perusahaan belum dipelihara dengan benar.)
- "Perusahaan" adalah plural. (Contoh:. Perusahaan-perusahaan di industri ini menderita)
kesimpulan
Dalam dunia bisnis yang sesungguhnya writing communication tidak dapat dilakukan dengan teknologi modern atau teknologi tradisional saja,karena keduanya saling berkaitan.
Untuk teknologi yang modern digunakan guna menghemat biaya dan mempercepat proses komunikasi yang dilakukan, sedangkan dalam penggunaan teknologi tradisional digunakan ketika sedang mengirimkan suatu berkas-berkas penting atau file-file asli yang dibutuhkan dan hal ini membutuhkan proses yang cukup lama, juga memakan biaya yang relatif sesuai jarak yang ditempuh dalam berkomunikasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar